Największy polski przewodnik po GoHighLevel (HighLevel, GHL): czym jest ta platforma, ile naprawdę kosztuje, jak skonfigurować konto krok po kroku, jakie automatyzacje uruchomić w pierwszym miesiącu i na co uważać na polskim rynku. Napisany przez zespół, który wdraża GoHighLevel w polskich firmach i pracuje na nim codziennie.
Imię, nazwisko, telefon i e-mail wystarczą. Oddzwaniamy w dniu roboczym zgłoszenia, ustalamy zakres i podajemy stałą cenę.
Wysłanie formularza oznacza zapoznanie się z polityką prywatności.
Kolejność odpowiada drodze, jaką przechodzi firma: od pytania „co to jest", przez decyzję o planie, po konfigurację, automatyzacje i codzienną pracę.
GoHighLevel (oficjalnie HighLevel, w skrócie GHL) to platforma CRM i automatyzacji marketingu w chmurze, która w jednym abonamencie zastępuje kilka osobnych narzędzi: system CRM z pipeline'em sprzedaży, kalendarz rezerwacji, wysyłkę SMS i e-mail, kreator stron i formularzy, moduł opinii, płatności oraz kreator automatyzacji. Jej struktura opiera się na koncie głównym i sub-kontach, dzięki czemu z jednego panelu można prowadzić jedną firmę, kilka marek albo sieć placówek, a każda z nich ma własną bazę, numery i automatyzacje.
Producentem jest HighLevel LLC z siedzibą w Dallas w Teksasie, spółka założona w 2018 roku, obecnie część GoHighLevel Inc. Według danych publikowanych przez producenta w 2026 roku z platformy korzysta ponad 2 miliony firm na świecie, a nowe funkcje pojawiają się w niej co tydzień. W polskiej wyszukiwarce nazwa występuje w kilku wariantach: „gohighlevel", „go high level", „highlevel crm", „ghl crm", „high level crm". Wszystkie oznaczają ten sam produkt.
Klasyczny CRM, taki jak Pipedrive czy Livespace, przechowuje kontakty i szanse sprzedaży, a do reszty zadań potrzebne są dodatkowe narzędzia: osobny system do mailingu, bramka SMS, kalendarz typu Calendly, kreator landing page'y, narzędzie do zbierania opinii, program do faktur i podpisów. GoHighLevel ma te moduły wbudowane i połączone wspólną bazą kontaktów. Lead, który wypełni formularz na stronie, w tej samej sekundzie trafia do CRM-u, dostaje automatycznego SMS-a, pojawia się w pipeline i w skrzynce handlowca, a po umówieniu spotkania otrzymuje przypomnienia z kalendarza. To połączenie modułów jest głównym powodem, dla którego firmy wybierają GHL zamiast składania systemu z kilku aplikacji i łączenia ich Zapierem.
Konto GoHighLevel składa się z poziomu głównego (w interfejsie nazwanego Agency View) i sub-kont (Sub-Accounts, w interfejsie także „Locations"). Każde sub-konto to odrębna firma, marka lub placówka z własnymi kontaktami, kalendarzami, numerami telefonów, stronami i automatyzacjami. Firma z jedną lokalizacją korzysta z jednego sub-konta i poziomu głównego na co dzień nie widzi. Sieć placówek dostaje sub-konto na każdą lokalizację, centrala widzi całość z jednego panelu, a gotową konfigurację (pipeline, automatyzacje, szablony, strony) zapisuje jako snapshot i wgrywa do kolejnego oddziału w kilka minut.
Trzy rzeczy zdecydowały o tym, że GHL stał się w ciągu kilku lat jednym z najszybciej rosnących systemów CRM na świecie. Pierwsza to model cenowy: stała opłata za konto zamiast opłat za użytkownika, co przy zespole dziesięciu handlowców robi różnicę kilku tysięcy złotych miesięcznie. Druga to komunikacja wbudowana w CRM: SMS, e-mail, telefon, kalendarz i formularze pracują na tej samej bazie kontaktów, więc przypomnienie o wizycie albo reakcja na nieodebrany telefon nie wymagają żadnej integracji. Trzecia to tempo rozwoju: nowe funkcje, w tym asystenci AI odbierający telefony i odpisujący na wiadomości, trafiają do systemu szybciej niż u większości konkurentów. Cena za to jest jedna: system ma dużo ustawień i wymaga porządnej konfiguracji na starcie, o czym jest ta instrukcja.
GoHighLevel to system, w którym pozyskanie leada, kontakt z nim, umówienie spotkania, sprzedaż, płatność i późniejsza obsługa dzieją się w jednym miejscu i mogą być automatyzowane bez programisty.
Platforma sprawdza się tam, gdzie firma pozyskuje leady z reklam lub poleceń, a potem musi szybko zadzwonić, umówić spotkanie i pilnować kontaktu aż do zamknięcia sprzedaży. W polskiej praktyce najczęściej wdrażają ją:
Są też sytuacje, w których lepiej wybrać coś innego. Sklep internetowy z dużym katalogiem produktów potrzebuje platformy e-commerce, a nie GHL. Firma, która oczekuje polskiego supportu producenta i w pełni przetłumaczonego interfejsu, może być rozczarowana, bo dokumentacja i czat HighLevel działają po angielsku. Zespół, który potrzebuje księgowości, magazynu lub zaawansowanego zarządzania projektami, znajdzie w GHL tylko fragmenty tych funkcji. Jednoosobowa działalność, której wystarczy prosty notatnik z klientami, nie wykorzysta możliwości systemu i zapłaci za funkcje, których nie użyje. GoHighLevel największą wartość daje wtedy, gdy ktoś go porządnie skonfiguruje na starcie i wdroży zespół do codziennej pracy.
Nazwy modułów podajemy po angielsku, tak jak widać je w menu systemu, z polskim opisem tego, co robią i po co są.
Każdy kontakt ma kartę z historią rozmów (SMS, e-mail, telefon, Messenger), notatkami, zadaniami, wizytami, dokumentami i szansami sprzedaży. Kontakty opisuje się tagami i polami własnymi, a Smart Lists zapisują filtry, na przykład „leady z Facebooka bez kontaktu od 3 dni". Liczba kontaktów i użytkowników nie jest limitowana.
Szanse sprzedaży przesuwa się między etapami na tablicy kanban. Każda ma wartość, źródło, właściciela i status (otwarta, wygrana, przegrana, porzucona). Przejście między etapami uruchamia automatyzacje, a raporty pokazują konwersję między etapami i wartość lejka. Jedno sub-konto może mieć wiele pipeline'ów.
SMS-y, e-maile, wiadomości z Facebook Messengera, Instagram DM, WhatsApp (dodatkowo płatny), czatu na stronie i połączenia spływają do jednej listy rozmów przypisanej do kontaktu. Handlowiec odpisuje z jednego miejsca, także z aplikacji mobilnej, a szablony (Snippets) skracają pisanie powtarzalnych wiadomości.
Spotkania indywidualne, round robin (rozdzielanie między pracowników), rezerwacje grupowe i usługi z wyborem specjalisty. Klient rezerwuje przez link lub stronę, dostaje potwierdzenie i przypomnienia SMS lub e-mail, a spotkanie synchronizuje się z Google Calendar lub Outlookiem. Można pobrać przedpłatę przy rezerwacji.
Kreator automatyzacji działa na zasadzie wyzwalacz plus lista akcji: SMS, e-mail, tag, szansa sprzedaży, powiadomienie, zadanie, odczekanie, warunek jeżeli/to, webhook, Google Sheets, akcje AI. Wyzwalaczem może być formularz, lead z Facebook Lead Ads, zmiana etapu, rezerwacja, przychodzące połączenie lub brak odpowiedzi klienta. To serce systemu.
Kreator pozwala zbudować landing page, wielostronicowy lejek, prostą stronę firmową lub blog i podpiąć je pod własną domenę z certyfikatem SSL. Formularze i ankiety osadza się na stronach GHL lub na dowolnej innej stronie (WordPress, Webflow) kodem embed. Jest też czat na stronę i portal klienta.
Kampanie jednorazowe i sekwencje do segmentów bazy, kreator szablonów typu przeciągnij i upuść, statystyki otwarć, kliknięć i odbić. Wysyłka przez usługę LC Email (rozliczaną za wolumen) albo przez własny serwer SMTP, na przykład Mailgun, SendGrid lub serwer hostingowy.
Numery kupuje się w usłudze LC Phone (na infrastrukturze Twilio) i używa do SMS-ów, połączeń z przeglądarki lub aplikacji, nagrywania rozmów, śledzenia źródła połączeń i automatycznego SMS-a po nieodebranym telefonie. W Polsce numery i SMS-y wymagają osobnej konfiguracji, opisanej w części o polskim rynku.
Moduł wysyła klientom prośby o opinię SMS-em lub e-mailem, zbiera oceny z Google Business Profile i Facebooka w jednym miejscu, pozwala odpowiadać na nie z poziomu systemu (także z pomocą AI) i wyświetlać widżet z opiniami na stronie.
Integracja ze Stripe i PayPal, produkty i cenniki, linki do płatności wysyłane SMS-em (Text2Pay), faktury cykliczne i subskrypcje, kupony, a także dokumenty i umowy do podpisu elektronicznego. Dokumenty typu invoice nie zastępują polskiej faktury VAT, o czym piszemy niżej.
Platforma kursowa z lekcjami wideo, testami i certyfikatami oraz moduł społeczności przypominający zamkniętą grupę z kanałami i wydarzeniami. Firmy szkoleniowe sprzedają kursy online bez osobnej platformy, a firmy usługowe budują w ten sposób bazę wiedzy dla klientów lub materiały wdrożeniowe dla nowych pracowników.
Planowanie i publikacja postów na Facebooku, Instagramie, LinkedInie, Google Business Profile, TikToku i w innych kanałach z jednego kalendarza, z podglądem, kategoriami i statystykami. Przy kilku markach lub placówkach: jeden harmonogram dla wszystkich profili bez logowania się do każdego z osobna.
Wyniki kampanii Google Ads i Meta Ads obok danych z pipeline'u, dzięki czemu widać koszt leada, koszt umówionego spotkania i koszt sprzedaży. Raporty połączeń, wizyt, pracy handlowców oraz własne dashboardy z widżetami dla zarządu lub zespołu.
Conversation AI odpisuje na SMS-y, czat i wiadomości z social mediów i umawia spotkania. Voice AI odbiera telefony, odpowiada na pytania i zapisuje rozmowę w kontakcie. Reviews AI odpowiada na opinie, Content AI pisze treści, a akcje AI w workflowach kwalifikują leady. Część funkcji jest w abonamencie, część rozliczana za użycie.
Aplikacja LeadConnector na iOS i Androida daje dostęp do rozmów, kontaktów, kalendarza, pipeline'u, zadań i płatności w terenie, z powiadomieniami push o nowych leadach i wiadomościach oraz z możliwością dzwonienia z numeru firmowego.
Natywne połączenia z Facebook Lead Ads, Google Business Profile, Google Calendar, Outlookiem, Stripe, PayPal, WhatsApp i Slackiem. Webhooki wychodzące i przychodzące w workflowach, gotowe moduły w Zapierze (pod nazwą LeadConnector) i Make oraz API v2 od planu Unlimited pozwalają połączyć GHL z polskim programem do faktur, bramką SMS, centralką lub własną stroną bez kodu albo z pomocą programisty.
Dla firm i zespołów sprzedaży liczą się dwa plany GoHighLevel: Starter za 97 USD i Unlimited za 297 USD miesięcznie. Ceny są netto, w dolarach, bez opłat za użytkownika i bez limitu kontaktów. Płatność roczna obniża stawkę o około 17% (do około 81 i 247 USD miesięcznie). Stawki bazowe nie zmieniły się od 2025 roku; zmienił się zakres funkcji AI włączonych do abonamentu. Stan na wrzesień 2026, aktualny cennik jest zawsze na stronie producenta.
Jedna firma albo do trzech marek lub oddziałów
97USD / mies.
netto, około 81 USD przy płatności rocznej
Link partnerski, otrzymujemy prowizję.
Sieci placówek, grupy kilku firm, firmy potrzebujące API
297USD / mies.
netto, około 247 USD przy płatności rocznej
Link partnerski, otrzymujemy prowizję.
Abonament pokrywa platformę, ale nie pokrywa użycia kanałów komunikacji. Z portfela (wallet) doładowywanego automatycznie kartą pobierane są opłaty za wysłane SMS-y i minuty połączeń (LC Phone), za wysłane e-maile (LC Email), za wybrane akcje premium w workflowach (webhook, Google Sheets, Slack, akcje AI) oraz za funkcje AI rozliczane od użycia, na przykład minuty rozmów Voice AI. Pakiet AI Employee z pełnym dostępem do botów kupuje się osobno na każde sub-konto (w 2026 roku około 97 USD miesięcznie za sub-konto w wariancie bez limitu). Przy typowym użyciu w firmie usługowej koszty z portfela wynoszą od kilkunastu do kilkudziesięciu dolarów miesięcznie; intensywne wykorzystanie Voice AI w sieci placówek może dojść do kilkuset.
Poniższe kwoty to szacunki z wdrożeń, nie oficjalny cennik. Kursy SMS-ów i e-maili zmieniają się, a rzeczywiste zużycie zależy od liczby leadów.
Plan Starter, 400 SMS-ów przypominających, 3 000 e-maili, 1 numer telefonu
około 110-140 USD / mies.
Plan Starter, 8 użytkowników bez dopłat, 1 500 SMS-ów, 20 000 e-maili, 3 numery z nagrywaniem rozmów
około 160-220 USD / mies.
Plan Unlimited, sub-konto na każdą placówkę, wspólne szablony przez snapshoty, koszty użycia liczone per placówka
około 450-700 USD / mies.
Jedna firma wybiera Starter i przechodzi wyżej dopiero wtedy, gdy potrzebuje API albo czwartego sub-konta, na przykład dla kolejnej marki, oddziału lub osobnego projektu z własną bazą. Sieć placówek albo grupa spółek od razu bierze Unlimited: każda lokalizacja dostaje własne sub-konto z własnymi numerami, kalendarzami i automatyzacjami, a centrala widzi wszystkie w jednym panelu. Różnica 200 USD miesięcznie jest mniejsza niż koszt osobnego CRM-u dla jednego dodatkowego oddziału. Płatność roczną warto rozważyć dopiero po dwóch, trzech miesiącach pracy na systemie, gdy wiadomo, że zostaje.
HighLevel wystawia faktury w USD bez polskiego VAT-u. Czynny podatnik VAT z numerem VAT-UE podaje go w ustawieniach rozliczeń i rozlicza import usług na zasadzie odwrotnego obciążenia (neutralnie podatkowo). Firma zwolniona z VAT też musi rozliczyć import usług: składa deklarację VAT-9M i płaci 23% podatku w Polsce, więc realny koszt planu Starter to około 97 USD plus 23%. Warto to policzyć przed wyborem planu i potwierdzić z księgową.
Proszę opisać w dwóch zdaniach, czym zajmuje się firma i skąd przychodzą leady. Odpowiemy, który plan ma sens, ile będzie kosztować użycie i co trzeba ustawić w pierwszej kolejności.
Odpowiadamy w dniu roboczym zgłoszenia.
Formularz się nie wyświetla? Ten sam formularz jest na górze strony.
Ta kolejność sprawdziła się w kilkudziesięciu wdrożeniach. Podstawowa konfiguracja jednego sub-konta zajmuje doświadczonej osobie 1-2 dni robocze; ktoś, kto robi to po raz pierwszy, powinien zarezerwować tydzień. Ścieżki w menu podajemy w formie Moduł › Podmenu, tak jak wyglądają w panelu (menu sub-konta jest po lewej stronie ekranu, ustawienia na jego dole).
Rejestracja wymaga danych firmy, adresu e-mail i karty płatniczej. Na tym etapie podaje się dane rozliczeniowe, w tym numer VAT-UE, jeśli firma go ma; brak numeru może skutkować doliczeniem podatku do faktury. Konto zakładamy na firmowy adres e-mail, do którego dostęp ma więcej niż jedna osoba, bo na niego przychodzą faktury, alerty bezpieczeństwa i kody logowania. Od razu włączamy weryfikację dwuetapową (2FA) w profilu użytkownika. Aktualne warunki rejestracji publikuje HighLevel na swojej stronie: strona rejestracji (link partnerski, otrzymujemy prowizję).
Po zalogowaniu widzimy poziom główny konta (w interfejsie: Agency View). Nawet jeśli wdrażamy system dla jednej firmy, cała praca odbywa się w sub-koncie, więc tworzymy je jako pierwsze: nazwa firmy, adres, strefa czasowa. System zapyta o snapshot, czyli gotowy zestaw konfiguracji; na początek wybieramy pusty albo jeden z oficjalnych szablonów branżowych i modyfikujemy go pod siebie. Nazwy sub-kont ustalamy według jednego schematu, na przykład „Nazwa firmy - miasto", bo przy kilku oddziałach porządek w nazewnictwie zaczyna mieć znaczenie.
W profilu firmy ustawiamy strefę czasową Europe/Warsaw (kalendarze i automatyzacje liczą czas według tej wartości), walutę PLN, dane adresowe, logo i domyślny format numerów telefonów dla Polski. Język interfejsu każdy użytkownik wybiera osobno w swoim profilu; po wybraniu polskiego większość menu i komunikatów jest przetłumaczona, ale część ekranów, między innymi ustawienia kalendarzy i niektóre kreatory, wyświetla się po angielsku. Zespół, który ma pracować w systemie, dobrze jest o tym uprzedzić na starcie.
Strony i lejki zbudowane w GHL działają na własnej subdomenie, na przykład start.twojafirma.pl albo rezerwacje.twojafirma.pl. W panelu DNS u rejestratora domeny dodajemy rekord CNAME wskazany przez system, a certyfikat SSL wystawia się automatycznie po weryfikacji, zwykle w ciągu kilku minut do godziny. Główną domenę firmy zostawiamy na dotychczasowej stronie; do GHL podpinamy subdomenę, żeby nie ruszać istniejącego serwisu i jego pozycji w Google.
Domyślnie system wysyła maile przez usługę LC Email ze współdzielonych domen. Żeby wiadomości nie trafiały do spamu, dodajemy dedykowaną domenę wysyłkową (na przykład mail.twojafirma.pl) i wpisujemy w DNS rekordy SPF, DKIM i DMARC podane przez system. Alternatywą jest własny SMTP: Mailgun, SendGrid, Amazon SES lub serwer hostingowy. Po konfiguracji wysyłamy wiadomość testową na Gmail i Outlook i sprawdzamy w nagłówkach, czy SPF i DKIM przechodzą. Ten krok pomija się najczęściej i to on odpowiada za większość skarg typu „klienci nie dostają maili".
Numer kupuje się w systemie w usłudze LC Phone. Dostępność polskich numerów jest ograniczona, a wysyłka SMS z numerów zagranicznych bywa filtrowana przez operatorów, dlatego dla polskich klientów zwykle konfigurujemy jeden z wariantów: polską bramkę SMS podpiętą przez webhook w workflowie, zewnętrzną centralkę telefoniczną z polskimi numerami połączoną z GHL albo połączenie obu. Nagrywanie rozmów włączamy dopiero po dodaniu komunikatu o nagrywaniu i zapisu w polityce prywatności. Więcej w części o Polsce.
Bazę importujemy z pliku CSV zapisanego w kodowaniu UTF-8 (inaczej polskie znaki się rozsypią). Numery telefonów zapisujemy w formacie międzynarodowym +48XXXXXXXXX, bo tak system rozpoznaje je do wysyłki SMS. Podczas importu mapujemy kolumny na pola kontaktu, nadajemy wszystkim rekordom wspólny tag (na przykład „import-2026-09") i włączamy łączenie duplikatów po e-mailu lub telefonie. Importujemy tylko te osoby, wobec których mamy podstawę do kontaktu marketingowego; sam fakt posiadania numeru nie jest zgodą na SMS-y.
Tworzymy pipeline z etapami odpowiadającymi realnemu procesowi, na przykład: Nowy lead, Próba kontaktu, Rozmowa odbyta, Spotkanie umówione, Oferta wysłana, Wygrana, Przegrana. Zasada: jeden etap to jedna czynność do wykonania przez handlowca, a nie stan emocjonalny klienta. Dla każdego etapu warto z góry ustalić, ile dni szansa może w nim „leżeć", żeby później zbudować automatyzację przypominającą o zaległych kontaktach. Do etapu „Przegrana" dodajemy listę powodów (za drogo, wybrał konkurencję, brak kontaktu), bo po kwartale to najcenniejszy raport w firmie.
Każdy pracownik podłącza swój Google Calendar lub Outlook w profilu, żeby system widział zajęte terminy. Następnie tworzymy kalendarz (indywidualny, round robin lub usługowy), ustawiamy długość wizyty, przerwy między spotkaniami, dostępność w tygodniu, minimalne wyprzedzenie rezerwacji i maksymalną liczbę spotkań dziennie. Do kalendarza dodajemy przypomnienia: e-mail natychmiast po rezerwacji, SMS 24 godziny i 2 godziny przed wizytą. Link do rezerwacji wklejamy na stronę, do stopki maila i do automatyzacji.
Formularz budujemy w kreatorze (imię, telefon, e-mail, pole na wiadomość, zgoda na kontakt) i osadzamy kodem na stronie lub używamy go na landing page'u w GHL. Osobno łączymy konto z Facebookiem: wybieramy stronę firmową, a w mapowaniu pól przypisujemy pola z formularza Lead Ads do pól kontaktu w CRM. Od tej chwili każdy lead z reklamy trafia do systemu w ciągu kilku sekund, bez ręcznego pobierania plików z Menedżera reklam.
Budujemy prosty workflow, który daje największy zwrot: wyzwalacz „Form Submitted" lub „Facebook Lead Form Submitted", potem SMS do klienta z podziękowaniem i informacją, że zaraz oddzwonimy, e-mail z podstawowymi informacjami, powiadomienie wewnętrzne do handlowca (e-mail, SMS lub push w aplikacji), utworzenie szansy sprzedaży w pipeline na etapie „Nowy lead" i zadanie „zadzwoń" z terminem na dziś. Workflow testujemy na własnym numerze, sprawdzamy okno godzinowe (żeby SMS nie wychodził o 3 w nocy) i dopiero wtedy publikujemy.
Dodajemy pracowników z rolą Admin lub User i ograniczamy widoczność danych tam, gdzie to potrzebne (na przykład handlowiec widzi tylko przypisane do siebie kontakty). Każdy instaluje aplikację mobilną LeadConnector, loguje się i włącza powiadomienia o nowych leadach i wiadomościach. Na koniec ustalamy jedną zasadę pracy: każdy kontakt z klientem zapisany jest w systemie, a nie w prywatnym telefonie.
Przed startem przechodzimy całą ścieżkę jako klient: wypełniamy formularz z telefonu, sprawdzamy, czy przyszedł SMS i e-mail, rezerwujemy termin, przesuwamy szansę w pipeline i patrzymy w dzienniku wykonania, czy każdy krok workflowu się wykonał. Gdy wszystko działa, zapisujemy konfigurację jako snapshot: to kopia zapasowa ustawień i gotowy szablon dla kolejnego oddziału lub marki, do którego wgrywa się go w kilka minut. Na koniec spisujemy dla zespołu jednostronicową instrukcję: gdzie trafia lead, kto ma zadzwonić, w jakim czasie i co zapisać w systemie.
Po pierwszym uruchomieniu zaczyna się właściwa praca. Poniżej instrukcje dla każdego modułu: gdzie są ustawienia, które opcje mają znaczenie w polskiej firmie i jakie nawyki warto wprowadzić w zespole.
Contacts Settings › Custom Fields Settings › Tags
Karta kontaktu ma pola standardowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres, źródło) i dowolną liczbę pól własnych: tekst, liczba, data, lista wyboru, plik. Pola własne grupujemy w foldery (na przykład „Dane zabiegu", „Finansowanie"), żeby karta nie zamieniła się w listę stu pól. Tagi służą do szybkiej segmentacji („lead-fb", „klient-vip", „zgoda-sms") i uruchamiania automatyzacji, przy czym tag opisuje stan, a pole własne przechowuje wartość. Smart Lists to zapisane filtry: „kontakty z tagiem lead-fb bez wizyty od 30 dni" albo „klienci z Wrocławia z wygraną szansą w tym roku". Z poziomu listy wykonujemy akcje masowe: wysłanie SMS-a lub e-maila (system rozkłada wysyłkę w czasie), dodanie do workflowu, nadanie tagu, przypisanie do użytkownika, eksport do CSV. Duplikaty łączymy ręcznie lub ustawiamy reguły łączenia po e-mailu i numerze telefonu w ustawieniach kontaktów.
Każda rozmowa kończy się notatką lub zadaniem w karcie. Numery wpisujemy w formacie +48. Zgody marketingowe zapisujemy w polu własnym z datą, a wycofanie zgody oznaczamy przez DND dla danego kanału (SMS, e-mail, telefon), które blokuje wysyłkę z automatyzacji.
Opportunities Opportunities › Pipelines Reporting
Szansa sprzedaży (Opportunity) to rekord połączony z kontaktem: ma nazwę, wartość, etap, właściciela, źródło, status i własne pola (na przykład „metraż", „termin przeprowadzki"). Widok tablicy pokazuje karty na etapach, widok listy pozwala sortować i filtrować po dacie, wartości i właścicielu. Do etapów podpinamy automatyzacje: wejście na etap „Oferta wysłana" uruchamia po trzech dniach SMS z pytaniem o decyzję, a brak zmiany etapu przez 7 dni tworzy zadanie dla przełożonego. Statusy wygrana i przegrana zamykają szansę; przy przegranej wybieramy powód z listy zdefiniowanej w ustawieniach pipeline'u. Raport pipeline'u pokazuje liczbę i wartość szans na etapach, konwersję między etapami i średni czas w etapie, a raport handlowców porównuje wyniki członków zespołu.
Handlowiec zaczyna dzień od filtru „moje szanse bez zadania na dziś". Etap zmienia się po wykonaniu czynności, nie „na zapas". Każda szansa ma wartość, nawet szacunkową, inaczej raport wartości lejka nie ma sensu.
Calendars › Calendar Settings Calendars › Appointments
System ma kilka typów kalendarzy. Kalendarz osobisty jednego pracownika, round robin rozdzielający spotkania między kilku pracowników, kalendarz zbiorowy (wszyscy wybrani muszą być wolni), rezerwacje grupowe (zajęcia, webinary z limitem miejsc) oraz kalendarz usługowy z menu usług i wyborem specjalisty, najbliższy Booksy. Dla każdego ustawiamy dostępność tygodniową i wyjątki (urlopy, święta), długość spotkania, odstęp między terminami, przerwę po spotkaniu, minimalne wyprzedzenie i maksymalny horyzont rezerwacji. Formularz rezerwacji rozszerzamy o własne pytania, a przy usługach płatnych włączamy przedpłatę lub pełną płatność kartą przez Stripe. Potwierdzenia i przypomnienia budujemy w workflowie z wyzwalaczem „Appointment status" (nowa, potwierdzona, odwołana, odbyta, nieobecność), co pozwala reagować na każdy z tych statusów osobno. Kalendarz osadzamy na stronie jako widżet, udostępniamy linkiem lub łączymy kilka kalendarzy w grupę z jedną stroną wyboru.
Po wizycie pracownik oznacza status „odbyta" lub „nieobecność", bo od tego zależą automatyzacje opinii i reaktywacji. Zmiany terminu robimy przez link do przełożenia z wiadomości, żeby system zachował historię.
Sites › Forms Sites › Surveys Sites › Forms › Submissions
Formularz składa się z pól mapowanych na pola kontaktu (standardowe i własne), pól ukrytych (źródło, kampania, parametry UTM) i elementów treści. Kreator pozwala włączyć logikę warunkową: pytanie o budżet pojawia się dopiero po wyborze rodzaju usługi. Po wysłaniu wyświetlamy komunikat lub przekierowujemy na stronę podziękowania, na której dobrze jest od razu osadzić kalendarz. Ankieta (Survey) to formularz wieloetapowy z logiką przejść i możliwością dyskwalifikacji: osoba spoza obszaru obsługi dostaje inny komunikat i nie trafia do handlowca. Zgłoszenia przeglądamy w zakładce Submissions, także wtedy, gdy kontakt został scalony z istniejącym. Formularz osadzamy na dowolnej stronie kodem embed (w wersji wbudowanej lub jako okno wyskakujące) i podpinamy do workflowu wyzwalaczem „Form Submitted” z filtrem na konkretny formularz.
Pole zgody na kontakt marketingowy dodajemy jako pole wyboru z treścią zgodną z Prawem komunikacji elektronicznej i RODO, z linkiem do polityki prywatności. Treść zgody i datę zapisujemy w polu własnym kontaktu przez workflow, żeby móc ją później wykazać.
Sites › Funnels Sites › Websites Sites › Blogs Settings › Tracking Code
Lejek (Funnel) to sekwencja kroków, na przykład landing page z formularzem, strona z kalendarzem i strona podziękowania; strona (Website) to zestaw podstron z nawigacją. Oba buduje się tym samym kreatorem sekcji i elementów, z globalnymi nagłówkami i stopkami, wersją mobilną oraz własnym CSS i JS. Dla każdej strony ustawiamy tytuł, opis meta, obraz do udostępniania w social mediach i ścieżkę URL; kody śledzące (Google Tag Manager, piksel Meta) wklejamy raz w ustawieniach sub-konta, żeby działały na wszystkich stronach. Lejki mają wbudowany test A/B: dwie wersje strony z podziałem ruchu i raportem konwersji. Blog obsługuje kategorie, autorów i podstawowe ustawienia SEO. Strony z GHL nadają się do kampanii reklamowych i rezerwacji; rozbudowany serwis firmowy pozycjonowany od lat zostawiamy na dotychczasowej platformie i łączymy z GHL formularzami oraz czatem.
Marketing › Emails › Campaigns Marketing › Emails › Templates Settings › Email Services
Kampania jednorazowa idzie do wybranej Smart Listy lub segmentu tagów, z możliwością zaplanowania terminu i wysyłki partiami (na przykład 500 wiadomości na godzinę), co chroni reputację domeny. Szablony budujemy w kreatorze blokowym z własnymi kolorami, logo i wartościami własnymi (imię odbiorcy, nazwa firmy, link do rezerwacji). Sekwencje wielomailowe budujemy jako workflow z akcjami e-mail i czasami oczekiwania, a nie jako kampanię, bo workflow reaguje na odpowiedź i kliknięcie. Statystyki pokazują dostarczenia, otwarcia, kliknięcia, odbicia i wypisy; adresy odbite twardo system automatycznie wyklucza. Dostarczalność zależy od kroku z domeną wysyłkową: bez SPF, DKIM i DMARC nawet najlepsza kampania ląduje w spamie.
Każdy mail ma link do wypisania i dane firmy w stopce. Test wysyłamy na kilka skrzynek (Gmail, Outlook, WP, Onet) przed każdą kampanią. Bazę czyścimy co kwartał z adresów, które nie otworzyły niczego od roku.
Settings › Phone Numbers Marketing › Templates Conversations
SMS-y wysyłamy ręcznie z karty kontaktu, masowo z listy lub automatycznie z workflowu. Szablony (Snippets) z wartościami własnymi skracają pracę: „Dzień dobry {{contact.first_name}}, potwierdzamy wizytę {{appointment.start_time}}”. Wiadomość bez polskich znaków mieści 160 znaków; jeden „ą” lub „ł” przełącza kodowanie i limit spada do 70 znaków na segment, więc dłuższa wiadomość liczy się jako dwa lub trzy SMS-y. Odbiorca, który odpisze STOP, dostaje automatycznie status DND. Połączenia wykonujemy z przeglądarki lub aplikacji z numeru firmowego, z opcją nagrywania, transkrypcji i notatki po rozmowie; numer śledzący na stronie pokazuje, które kampanie generują telefony. W Polsce ustawienia numerów i SMS-ów wymagają decyzji opisanych w części o polskim rynku.
Automation › Workflows Workflow › Settings Workflow › Execution Logs
Najważniejsze wyzwalacze: wysłanie formularza lub ankiety, lead z Facebook Lead Ads, zmiana etapu lub statusu szansy, nowa rezerwacja i zmiana jej statusu, dodanie lub usunięcie tagu, przychodząca wiadomość lub połączenie, nieodebrane połączenie, zmiana pola kontaktu, kliknięcie linku śledzącego, otrzymanie płatności, webhook przychodzący z innego systemu. Najważniejsze akcje: SMS, e-mail, wiadomość na Messengerze lub Instagramie, oczekiwanie (czas lub zdarzenie), warunek jeżeli/to, cel (Goal, który przenosi kontakt dalej po spełnieniu warunku), dodanie i usunięcie tagu, utworzenie lub aktualizacja szansy, zadanie, powiadomienie wewnętrzne, przypisanie do użytkownika, zmiana pola, webhook wychodzący, wiersz w Google Sheets, akcje AI (odpowiedź bota, kwalifikacja leada, tłumaczenie). W ustawieniach workflowu określamy okno godzinowe i strefę czasową, wielokrotne wejścia tego samego kontaktu, zatrzymanie po odpowiedzi klienta i nadawcę wiadomości. Przed publikacją używamy trybu testowego na własnym kontakcie i sprawdzamy dziennik wykonania, który pokazuje krok po kroku, co system zrobił i dlaczego pominął akcję (najczęściej: DND, brak numeru, poza oknem godzinowym).
Workflowy trzymamy w folderach (Leady, Wizyty, Sprzedaż, Opinie, Reaktywacja) i nazywamy według schematu „Cel - wyzwalacz”. Każdy ma opis w pierwszym kroku: co robi i kto go zbudował.
Reputation Settings › Integrations › Google
Łączymy profil Google Business Profile i stronę na Facebooku, po czym system pobiera istniejące opinie i pozwala odpowiadać na nie z jednego miejsca, także z podpowiedzią AI. Prośby o opinię wysyłamy ręcznie z karty kontaktu, masowo z listy lub automatycznie po odbytej wizycie przez workflow; klient dostaje SMS lub e-mail z bezpośrednim linkiem do wystawienia oceny w Google. Ustawiamy odstęp między prośbami do tej samej osoby i jedno przypomnienie. Widżet z opiniami osadzamy na stronie, a raport pokazuje liczbę nowych ocen w czasie i średnią.
Payments › Integrations Payments › Products Payments › Invoices Payments › Documents
Po połączeniu ze Stripe tworzymy produkty i ceny (jednorazowe lub cykliczne), a następnie sprzedajemy je na stronach GHL, w kalendarzu jako przedpłatę, linkiem do płatności wysyłanym SMS-em lub w dokumencie invoice. Subskrypcje pobierają płatność automatycznie i mogą uruchamiać workflow przy nieudanej płatności. Dokumenty i umowy budujemy z szablonu z polami do uzupełnienia i podpisem elektronicznym; podpisany dokument zapisuje się w karcie kontaktu. Dla polskiej firmy istotne: dokument invoice z GHL nie jest polską fakturą VAT, dlatego fakturę wystawiamy w programie księgowym połączonym z GHL przez webhook lub Zapier, a w GHL zostawiamy pobranie płatności i ewidencję.
Reporting Dashboard Settings › Integrations › Google Ads / Facebook
Raport atrybucji pokazuje, z jakich źródeł i kampanii pochodzą kontakty i szanse (wymaga parametrów UTM w formularzach oraz połączonych kont reklamowych). Raporty Google Ads i Meta Ads wyświetlają wydatki i wyniki kampanii obok liczby leadów i wygranych szans, z czego wychodzi koszt pozyskania klienta. Raport połączeń liczy odebrane i nieodebrane, czas rozmów i źródła numerów śledzących. Raport wizyt pokazuje rezerwacje, potwierdzenia, nieobecności i wyniki pracowników. Dashboard sub-konta składamy z widżetów (lejek, wartość, zadania, wizyty, statystyki wiadomości) i udostępniamy klientowi lub zarządowi jako pierwszy ekran po zalogowaniu.
Agency View › Snapshots Settings › Custom Values
Snapshot tworzymy z działającego sub-konta: wybieramy, co ma się w nim znaleźć (pipeline'y, workflowy, kalendarze, formularze, strony, szablony, pola, tagi, wartości własne), a potem wgrywamy go do nowego sub-konta przy tworzeniu albo do istniejącego jako aktualizację. Wszystkie elementy, które różnią się między sub-kontami (nazwa firmy lub oddziału, telefon, adres, link do rezerwacji, godziny otwarcia), trzymamy w wartościach własnych i wstawiamy je do szablonów oraz stron jako zmienne. Po wgraniu snapshotu wystarczy uzupełnić wartości własne i podłączyć numer, domenę i integracje, których snapshot nie przenosi. Snapshoty numerujemy wersjami i prowadzimy krótką listę zmian, żeby wiedzieć, które sub-konto ma którą wersję.
Settings › Integrations Settings › Private Integrations App Marketplace
Natywnie łączymy Google (kalendarz, Business Profile, Google Ads, Analytics), Facebooka i Instagram (formularze leadowe, wiadomości, komentarze, reklamy), TikTok (formularze leadowe), Stripe i PayPal, Zoom i Google Meet do spotkań, QuickBooks dla firm rozliczających się w USA. Zapier i Make mają gotowe moduły GHL (w Zapierze pod nazwą LeadConnector), co pozwala łączyć system z polskimi programami do fakturowania, bramkami SMS, arkuszami i setkami innych aplikacji bez kodu. Własne integracje budujemy przez API v2 z kluczami prywatnymi tworzonymi w ustawieniach sub-konta lub przez aplikacje z Marketplace. Webhook wychodzący z workflowu wysyła dane kontaktu do dowolnego adresu, a webhook przychodzący uruchamia workflow danymi z zewnątrz; to najprostszy sposób na połączenie GHL z polskim systemem SMS lub księgowym.
LeadConnector w App Store i Google Play
Aplikacja pokazuje rozmowy ze wszystkich kanałów, kontakty, kalendarz, pipeline, zadania i płatności. Pracownik dzwoni i wysyła SMS-y z numeru firmowego, dodaje notatki głosowe, skanuje wizytówki, przyjmuje płatność kartą przez link i dostaje powiadomienia push o nowym leadzie. Najczęstszy problem: wyłączone powiadomienia w telefonie; sprawdzamy je przy onboardingu każdego użytkownika.
AI Agents Automation › Workflows › AI actions
Conversation AI to bot odpisujący na SMS-y, czat na stronie, Messengera, Instagram i WhatsApp. Trenujemy go na treści strony, dokumentach i liście pytań z odpowiedziami, ustawiamy cel (umówienie wizyty w wybranym kalendarzu, zebranie danych, przekazanie do człowieka) i tryb pracy: tylko podpowiedzi dla pracownika albo pełna automatyka. Voice AI to asystent głosowy przypisany do numeru, który odbiera telefony, odpowiada na pytania o ofertę i godziny, umawia spotkania i zapisuje transkrypcję w karcie kontaktu; koszt liczony jest za minuty rozmowy. Akcje AI w workflowach pozwalają zadać modelowi pytanie o treść wiadomości klienta (na przykład „czy klient jest zainteresowany, tak lub nie”) i na podstawie odpowiedzi rozgałęzić automatyzację. Boty piszą i mówią po polsku, ale ich instrukcje przygotowujemy starannie i testujemy na kilkudziesięciu prawdziwych pytaniach, zanim włączymy pełną automatykę. Rozmówcę informujemy, że rozmawia z asystentem AI.
Settings › My Staff Settings › My Profile › Security Contacts › Export
Każdy użytkownik ma włączoną weryfikację dwuetapową; na poziomie głównym konta można ją wymusić dla wszystkich. Role ograniczają dostęp do modułów (na przykład recepcja bez raportów finansowych), a opcja ograniczenia danych sprawia, że handlowiec widzi tylko przypisane do siebie kontakty i szanse. Dostępy byłych pracowników usuwamy tego samego dnia, a kontakty przepinamy na następcę. Kopię bazy robimy eksportem kontaktów i szans do CSV co miesiąc, a konfigurację zabezpieczamy snapshotem; po anulowaniu konta producent przechowuje dane jeszcze 90 dni.
Lista, którą odhaczamy przy każdym wdrożeniu, zanim oddamy system zespołowi. Jeśli któryś punkt jest niezrobiony, prędzej czy później wraca jako problem.
Wdrożenie z tej strony realizujemy w 2-3 tygodnie: konfiguracja, migracja bazy, automatyzacje, integracja z reklamami i szkolenie zespołu po polsku. Po zakończeniu firma pracuje samodzielnie, a my zostajemy do dyspozycji przy rozbudowie.
Cztery pola, odpowiedź w dniu roboczym zgłoszenia.
Formularz się nie wyświetla? Ten sam formularz jest na górze strony.
Automatyzacje są głównym powodem, dla którego wdrożenie GHL zwraca się szybko. Pierwsze pięć uruchamiamy w większości firm w pierwszym miesiącu, kolejne pięć zależy od branży. Wszystkie buduje się w kreatorze workflowów bez kodowania.
Bez automatyzacji handlowiec loguje się codziennie do Menedżera reklam, pobiera plik z leadami i dopiero wtedy dzwoni; średni czas reakcji to godziny, a często następny dzień. Z automatyzacją lead z formularza Facebook Lead Ads lub ze strony trafia do CRM-u i w ciągu około 20 sekund dostaje SMS-a, a handlowiec powiadomienie z numerem telefonu. Klient, który wypełnił formularz przed chwilą, jest jeszcze przy telefonie, dlatego odsetek nawiązanych rozmów rośnie kilkukrotnie.
Po rezerwacji klient dostaje potwierdzenie e-mailem, a potem SMS-y 24 godziny i 2 godziny przed wizytą z prośbą o odpowiedź „TAK” w celu potwierdzenia. Odpowiedź zmienia status wizyty na potwierdzoną, a brak odpowiedzi tworzy zadanie dla recepcji, żeby zadzwonić i potwierdzić lub zwolnić termin. W gabinetach i klinikach ten jeden workflow zwykle zmniejsza liczbę nieobecności o jedną trzecią do połowy.
Gdy firma nie odbierze telefonu, system w ciągu kilku sekund wysyła SMS: „Przepraszamy, nie mogliśmy odebrać. W czym możemy pomóc?”. Klient odpisuje, rozmowa ląduje w skrzynce Conversations, a pracownik odpowiada, kiedy się zwolni. Dla firm, które tracą leady w godzinach szczytu lub po zamknięciu, to najtańszy sposób ratowania kontaktów.
Zmiana statusu wizyty na „odbyta” lub przesunięcie szansy do etapu „Wygrana” uruchamia po kilku godzinach SMS z linkiem do wystawienia opinii w Google. Kto nie kliknie, dostaje jedno przypomnienie po trzech dniach. Liczba opinii rośnie systematycznie, bez pamiętania o proszeniu.
Kontakty, które nie kupiły lub nie były w firmie od kilku miesięcy, dostają krótką sekwencję: SMS z pytaniem, e-mail z ofertą, po tygodniu drugi SMS. Odpowiedzi trafiają do skrzynki i pipeline'u. Ten scenariusz jako pierwszy pokazuje właścicielowi, ile pieniędzy leżało w zapomnianej bazie.
Lead z reklamy dostaje link do krótkiej ankiety (budżet, termin, lokalizacja). Na podstawie odpowiedzi workflow nadaje tag „gorący” lub „zimny”, przypisuje szansę do właściwego handlowca (round robin lub według regionu) i wysyła gorącym leadom link do kalendarza, a zimnym sekwencję edukacyjną. Handlowcy dzwonią tylko do tych, którzy spełniają warunki.
Po wejściu szansy na etap „Oferta wysłana” system czeka 3 dni, wysyła SMS z pytaniem o decyzję, po kolejnych 4 dniach e-mail z odpowiedziami na typowe wątpliwości, a po 10 dniach tworzy zadanie „zadzwoń i zamknij” dla właściciela szansy. Szanse bez ruchu przez 14 dni trafiają na listę dla przełożonego.
Wygrana szansa uruchamia sekwencję powitalną: e-mail z informacjami o rozpoczęciu współpracy, dokument do podpisu elektronicznego, link do płatności lub faktura, zadanie dla działu realizacji i po tygodniu pytanie, czy wszystko jest jasne. Klient czuje, że firma ma proces, a zespół nie zapomina o żadnym kroku.
Po godzinach pracy Conversation AI odpowiada na wiadomości z czatu na stronie, Messengera i SMS-ów: podaje ceny, godziny, odpowiada na typowe pytania i proponuje termin z kalendarza. Rano pracownik widzi w skrzynce rozmowy przeprowadzone przez bota i umówione wizyty. W dzień bot może działać w trybie podpowiedzi, żeby człowiek tylko zatwierdzał odpowiedzi.
Codziennie o wybranej godzinie workflow wysyła właścicielowi SMS lub e-mail z liczbą nowych leadów, umówionych wizyt i wygranych szans z poprzedniego dnia (na podstawie tagów i etapów). Nie zastępuje dashboardu, ale sprawia, że właściciel zagląda do systemu, gdy liczby odbiegają od normy.
Jeden workflow ma robić jedną rzecz i mieć jasny koniec. Zamiast jednej gigantycznej automatyzacji budujemy kilka małych, nazwanych według schematu „Cel - wyzwalacz”, na przykład „Nowy lead - formularz FB”. Dzięki temu po pół roku ktoś inny jest w stanie zrozumieć, co się dzieje w systemie, a dziennik wykonania wskazuje, w którym miejscu coś poszło nie tak.
Ten sam system, inne priorytety. Poniżej to, co w danej branży daje efekt najszybciej.
Kalendarz usługowy z wyborem specjalisty i przedpłatą, przypomnienia SMS z potwierdzeniem, prośby o opinię Google po wizycie, reaktywacja klientek po 60-90 dniach od ostatniego zabiegu, integracja z Facebook Lead Ads pod zabiegi promocyjne.
Uwaga na dane zdrowotne: ankiety medyczne trzymamy poza polami ogólnymi i ograniczamy do nich dostęp.
Pipeline z etapami od leada po akt notarialny, pola własne (inwestycja, metraż, budżet, termin), automatyczne przypisanie leadów do doradców według inwestycji, SMS w 20 sekund po zgłoszeniu z reklamy, raport kosztu umówionej prezentacji per kampania.
Do tego kalendarz prezentacji z synchronizacją Google i sekwencja przypominająca o ofercie.
Ankieta kwalifikująca (kwota, cel, dochód) przed rozmową, pipeline z etapami dokumentów, zadania z terminami, dokumenty do podpisu elektronicznego, przypomnienia o brakujących załącznikach.
Zgody marketingowe i klauzule informacyjne w formularzach są tu obowiązkowe, a rozmowy nagrywamy po komunikacie.
Kalendarz lekcji próbnych, rezerwacje grupowe z limitem miejsc, platforma kursowa z lekcjami i testami, płatności cykliczne za abonament, sekwencja e-mail dla osób, które zapisały się na webinar, ale nie kupiły.
Dla szkół stacjonarnych: przypomnienia o zajęciach i szybka komunikacja z rodzicami SMS-em.
Długi proces sprzedaży wymaga pipeline'u z etapami wizji lokalnej, wyceny i umowy oraz sekwencji edukacyjnych rozłożonych na tygodnie. Formularz z wyceną wstępną na stronie, SMS po nieodebranym telefonie i raport, które źródła dają podpisane umowy, a nie tylko zapytania.
Rezerwacje zajęć grupowych, karnety jako subskrypcje w Stripe, przypomnienia o wygasającym karnecie, reaktywacja osób nieobecnych od 3 tygodni, opinie Google po miesiącu członkostwa, prosty portal klienta z historią płatności.
Kalendarz rezerwacji stanowisk z wyborem usługi, SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem dzień wcześniej, formularz wyceny ze zdjęciami auta na stronie i w reklamach, przypomnienie o przeglądzie lub sezonowej wymianie opon po 6 miesiącach, prośba o opinię Google po odbiorze samochodu.
Dla dealerów: pipeline od zapytania o model do jazdy próbnej i umowy, z przypisaniem leadów do handlowców.
Import bazy firm, sekwencje cold mailingowe z zatrzymaniem po odpowiedzi, zadania telefoniczne dla handlowców, kalendarz spotkań online z linkiem Google Meet, dokumenty ofertowe do podpisu, pipeline z prognozą wartości i raport aktywności handlowców.
Przeniesienie danych to zwykle jeden dzień pracy, o ile zrobi się to w dobrej kolejności: najpierw pola i tagi, potem kontakty, na końcu szanse sprzedaży i wizyty. Z każdego systemu eksportujemy dane do CSV, porządkujemy je w arkuszu (jednolite nazwy kolumn, numery z +48, daty w jednym formacie) i importujemy do GHL z mapowaniem kolumn.
Najczęstsze problemy to kilka numerów w jednej komórce, brak kodowania UTF-8 i kolumny „uwagi” zawierające wszystko naraz. Numery rozbijamy na osobne kolumny (telefon, telefon dodatkowy), uwagi przenosimy do notatek przez import z osobną kolumną, a informacje powtarzalne (rodzaj usługi, źródło) zamieniamy na pola własne z listą wyboru.
Pipedrive eksportuje osoby, organizacje i szanse osobno. Osoby importujemy jako kontakty, organizacje jako firmy (obiekt Business w GHL) lub jako pole własne, a szanse jako Opportunities z mapowaniem etapów na nowy pipeline. Historii aktywności nie da się przenieść jeden do jednego; wyciągamy ją do CSV i wgrywamy jako notatki w kartach kontaktów.
Eksport kontaktów, firm i transakcji działa podobnie jak w Pipedrive. Największa praca to przebudowa workflowów, bo logika HubSpot i GHL różni się nazwami i strukturą. Sekwencje e-mail przenosimy jako szablony, listy jako Smart Lists, a formularze budujemy od nowa w kreatorze GHL i podmieniamy kody na stronie.
Booksy udostępnia eksport klientów; wizyty historyczne zwykle przenosimy tylko jako datę ostatniej wizyty w polu własnym, co wystarcza do reaktywacji. Kalendarz odtwarzamy w GHL jako kalendarz usługowy z menu usług, a przez kilka tygodni prowadzimy oba systemy równolegle, żeby klienci z zapisanymi wizytami nie wypadli z obiegu.
Numer firmowy, na który dzwonią klienci, zostawiamy u dotychczasowego operatora i kierujemy na centralkę połączoną z GHL albo przenosimy do usługi telefonicznej współpracującej z systemem. Przenoszenie numerów do LC Phone w Polsce ma ograniczenia, dlatego decyzję podejmujemy przed migracją, nie po.
System powstał w USA i większość poradników opisuje realia amerykańskie. Poniżej różnice, które mają znaczenie przy wdrożeniu w polskiej firmie.
Polskie tłumaczenie interfejsu istnieje i obejmuje większość ekranów, ale nie wszystkie; kalendarze, część ustawień i kreatorów pozostają po angielsku, a nowe funkcje pojawiają się najpierw w wersji angielskiej. Baza wiedzy, czat supportu (dostępny całą dobę) i społeczność producenta działają po angielsku. Zespół, który nie czuje się swobodnie w angielskim, potrzebuje na starcie polskiej instrukcji stanowiskowej, na przykład krótkiego dokumentu „jak obsłużyć lead” i „jak umówić wizytę”, przygotowanego pod konkretną konfigurację, oraz kogoś, kto w razie problemu porozmawia z supportem w jego imieniu.
Usługa LC Phone opiera się na infrastrukturze Twilio. Polskie numery są w niej dostępne w ograniczonym zakresie, a wysyłka SMS-ów do polskich odbiorców z numerów zagranicznych bywa oznaczana przez operatorów jako niechciana i nie dociera. W praktyce dla polskich firm sprawdzają się trzy rozwiązania: polska bramka SMS podpięta przez webhook w workflowie (SMS wychodzi z polskiej nazwy nadawcy), zewnętrzna centralka telefoniczna z polskimi numerami połączona z GHL przez integrację oraz, dla firm z ruchem międzynarodowym, LC Phone dla połączeń zagranicznych. Wybór zależy od liczby SMS-ów i połączeń miesięcznie oraz od tego, czy zespół ma dzwonić z systemu, czy tylko wysyłać wiadomości.
HighLevel udostępnia umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) i przetwarza dane na serwerach w USA na podstawie standardowych klauzul umownych. Administratorem danych klientów pozostaje polska firma, która korzysta z systemu, i to ona odpowiada za podstawę prawną, klauzule informacyjne, realizację praw osób oraz okresy retencji. Dodatkowo Prawo komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na marketing przez SMS, e-mail i telefon; treść zgody trzeba zapisać w formularzu, a fakt jej wyrażenia odnotować w kontakcie (pole własne lub tag z datą). Wysyłka SMS-ów do bazy kupionej lub zebranej bez zgód jest najczęstszym błędem prawnym, jaki widzimy przy samodzielnych wdrożeniach. Dane szczególne (zdrowie) wymagają dodatkowej ostrożności: minimum pól, ograniczone role, krótka retencja.
Kwestię VAT od abonamentu opisaliśmy w części o cenniku. Druga sprawa to faktury dla klientów: moduł Payments wystawia dokumenty typu invoice, które nie spełniają wymogów polskiej faktury VAT (numeracja, NIP, stawki, KSeF). Rozwiązaniem jest połączenie GHL z polskim programem do fakturowania (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) przez webhook, Zapier lub Make: wygrana szansa lub opłacony produkt tworzy fakturę w systemie księgowym. Płatności kartą od klientów obsługuje integracja ze Stripe; dostępność BLIK i Przelewy24 w konkretnym scenariuszu trzeba sprawdzić przed obiecaniem ich klientom.
Bezpośrednich integracji z polskimi systemami nie ma, ale API v2, webhooki oraz Zapier i Make pozwalają połączyć GHL z programami do fakturowania, polskimi bramkami SMS, systemami rezerwacji, narzędziami do mailingu, Allegro czy arkuszami Google. Przy planowaniu wdrożenia lepiej od razu spisać, które narzędzia mają zostać, a które GHL zastępuje, żeby nie utrzymywać dwóch systemów z tymi samymi danymi.
Numery telefonów zapisujemy w formacie +48XXXXXXXXX, walutę ustawiamy na PLN, strefę czasową na Europe/Warsaw, a w szablonach SMS unikamy polskich znaków, bo wiadomość ze znakami specjalnymi liczy się jako dwa lub trzy SMS-y. Daty w polach własnych wybieramy w formacie dziennym, a nie amerykańskim. Odmiana imion w automatycznych wiadomościach nie działa, więc piszemy „Dzień dobry, Anna” zamiast form wymagających wołacza.
Z rozmów z firmami, które próbowały wdrożyć system samodzielnie i utknęły, wynika powtarzalna lista przyczyn.
Ten bilans to opinia niezależnego partnera na podstawie własnych wdrożeń i codziennej pracy na systemie, nie stanowisko HighLevel. Staramy się, żeby był uczciwy w obie strony.
Podsumowując: GoHighLevel najbardziej opłaca się firmom, które pozyskują leady z reklam, umawiają spotkania i chcą automatycznie pilnować kontaktu, a przy tym mają kogoś, kto wdroży system porządnie. Najmniej opłaca się tym, którzy oczekują narzędzia działającego bez konfiguracji, w pełni po polsku, z polskim supportem producenta.
Porównanie to opinia niezależnego partnera na podstawie wdrożeń, nie stanowisko HighLevel. Ceny konkurencji zmieniają się często, dlatego podajemy model rozliczeń zamiast konkretnych kwot.
GoHighLevel wygrywa tam, gdzie liczy się połączenie CRM-u z komunikacją i automatyzacją w jednej cenie niezależnej od liczby użytkowników. HubSpot ma dojrzalszy moduł marketing automation i raportowania dla dużych zespołów, ale rozbudowane funkcje wymagają wyższych pakietów rozliczanych od stanowisk. Pipedrive to prosty, szybki CRM sprzedażowy, dobry dla zespołów, które chcą tylko pipeline'u i nie potrzebują SMS-ów, kalendarzy ani stron. Livespace to polski CRM z polskim supportem i procesami sprzedaży B2B; nie ma jednak wbudowanej telefonii, kreatora stron ani modułu opinii.
| Kryterium | GoHighLevel | HubSpot | Pipedrive | Livespace |
|---|---|---|---|---|
| Model rozliczeń | Stała opłata za konto, bez limitu użytkowników i kontaktów | Darmowy CRM plus płatne pakiety liczone od stanowisk i kontaktów | Opłata od użytkownika miesięcznie | Opłata od użytkownika miesięcznie |
| Automatyzacje | Rozbudowany kreator workflowów w każdym planie | Rozbudowane w wyższych pakietach | Podstawowe, rozszerzane dodatkami | Podstawowe procesy sprzedaży |
| SMS i telefonia | Wbudowane (LC Phone), w Polsce z zastrzeżeniami | Telefonia w wyższych pakietach, SMS przez dodatki | Przez integracje | Przez integracje |
| Kalendarz rezerwacji | Wbudowany, z przypomnieniami i płatnością | Wbudowany | Wbudowany prosty scheduler | Brak, przez integracje |
| Strony, lejki, formularze | Wbudowany kreator z hostingiem | Wbudowane w pakietach marketingowych | Formularze, bez kreatora stron | Formularze |
| Boty AI i asystent głosowy | Wbudowane, rozliczane za użycie | Chatbot w wyższych pakietach | Przez integracje | Przez integracje |
| Opinie Google i moduł reputacji | Wbudowany: prośby o opinie, odpowiedzi, widżet | Przez integracje | Przez integracje | Przez integracje |
| Język polski | Interfejs częściowo, support po angielsku | Interfejs po polsku, support głównie po angielsku | Interfejs po polsku | Interfejs i support po polsku |
| Najlepszy dla | Firm usługowych, zespołów sprzedaży i sieci placówek łączących marketing ze sprzedażą | Większych zespołów marketingu i sprzedaży z budżetem | Małych zespołów sprzedaży B2B | Polskich firm B2B z procesem sprzedaży |
Wniosek z praktyki: firma, która ma jeden zespół sprzedaży i nie prowadzi kampanii ani rezerwacji, może być zadowolona z Pipedrive lub Livespace. Firma, która pozyskuje leady z reklam, umawia spotkania i chce automatycznie pilnować kontaktu, zwykle w GHL zastępuje trzy lub cztery narzędzia i płaci mniej niż za nie osobno.
Terminy, które pojawiają się w panelu, w dokumentacji i w rozmowach z supportem.
Odpowiedzi na pytania, które najczęściej trafiają do nas przed wdrożeniem i w jego trakcie.
GoHighLevel (HighLevel, GHL) to platforma CRM i automatyzacji marketingu w chmurze, która łączy bazę kontaktów, pipeline sprzedaży, kalendarz rezerwacji, wysyłkę SMS i e-mail, kreator stron i formularzy, płatności, opinie oraz automatyzacje w jednym systemie. Producentem jest HighLevel LLC z Dallas w USA, firma działająca od 2018 roku.
Plan Starter kosztuje 97 USD, a Unlimited 297 USD miesięcznie netto. Płatność roczna obniża cenę o około 17%. Do abonamentu dochodzą opłaty za użycie: SMS-y, połączenia, e-maile i część funkcji AI, zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu dolarów miesięcznie w małej firmie. Aktualne ceny są na stronie HighLevel.
Interfejs ma polskie tłumaczenie, które każdy użytkownik włącza w swoim profilu. Część ekranów, między innymi kalendarze i niektóre ustawienia, pozostaje po angielsku. Dokumentacja i support producenta działają po angielsku, dlatego polskie firmy często korzystają z polskiego partnera przy wdrożeniu i szkoleniu zespołu.
Tak. System działa w Polsce bez ograniczeń: można ustawić strefę czasową Europe/Warsaw, walutę PLN i polskie treści. Osobnej konfiguracji wymagają polskie numery telefonów i wysyłka SMS-ów, najczęściej przez polską bramkę SMS lub zewnętrzną centralkę podłączoną do systemu, oraz fakturowanie w polskim programie księgowym.
Logowanie odbywa się pod adresem app.gohighlevel.com albo pod adresem panelu przekazanym przez firmę, która zakładała konto (część wdrożeń działa pod inną domeną i wtedy dane dostępu przekazuje ta firma). Na telefonie służy do tego aplikacja LeadConnector. Przy problemach z logowaniem sprawdzamy kod z weryfikacji dwuetapowej i to, czy adres e-mail nie został zmieniony przez administratora.
HighLevel publikuje warunki okresu próbnego i rejestracji na swojej stronie i może je zmieniać, dlatego aktualną długość i zasady należy sprawdzić bezpośrednio przy rejestracji. Rejestracja wymaga podania karty płatniczej, a okresów próbnych nie można zakładać wielokrotnie.
Starter (97 USD) daje pełną platformę dla maksymalnie 3 sub-kont, bez dostępu do API. Unlimited (297 USD) znosi limit sub-kont i dodaje dostęp do API. Firma z więcej niż trzema markami lub placówkami albo potrzebująca integracji przez API potrzebuje Unlimited.
Tak, natywnie. Po połączeniu konta Meta w ustawieniach integracji wybiera się stronę i formularz reklamowy, mapuje pola na pola kontaktu, a każde zgłoszenie z reklamy trafia do CRM-u w kilka sekund i może od razu uruchomić workflow, na przykład SMS do leada w 20 sekund i zadanie dla handlowca. Bez tej integracji leady trzeba pobierać ręcznie z Menedżera reklam.
Snapshot to zapisana kopia konfiguracji sub-konta: pipeline'ów, automatyzacji, szablonów wiadomości, stron, formularzy, pól własnych i tagów. Wgrywa się go do nowego sub-konta i w kilka minut ma się gotową bazę pod kolejny oddział, markę lub projekt; służy też jako kopia zapasowa konfiguracji. Numerów telefonów, domen i integracji snapshot nie przenosi.
Nie. Moduł Payments generuje dokumenty typu invoice, które nie spełniają wymogów polskiej faktury VAT. Faktury dla klientów wystawia się w polskim programie księgowym (Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt) połączonym z GHL przez webhook, Zapier lub Make. Sam abonament HighLevel jest fakturowany w USD bez polskiego VAT i wymaga rozliczenia importu usług.
Można, ale wbudowana usługa LC Phone ma ograniczoną dostępność polskich numerów, a SMS-y z numerów zagranicznych bywają filtrowane. Dla polskich odbiorców zwykle podłącza się polską bramkę SMS przez webhook w workflowie albo zewnętrzną centralkę z polskimi numerami. Koszt SMS-a zależy od wybranego dostawcy.
SMS-y, połączenia i e-maile rozliczane są z portfela za użycie według cennika LC Phone i LC Email, który producent publikuje w swojej bazie wiedzy; stawki zależą od kraju. W małej firmie wysyłającej kilkaset SMS-ów i kilka tysięcy e-maili miesięcznie koszty użycia wynoszą zwykle od kilkunastu do kilkudziesięciu dolarów. Przy polskiej bramce SMS obowiązuje cennik tej bramki.
HighLevel udostępnia umowę powierzenia (DPA) i przetwarza dane na serwerach w USA na podstawie standardowych klauzul umownych. Zgodność z RODO zależy jednak od firmy korzystającej z systemu: to ona jako administrator odpowiada za podstawy prawne, klauzule informacyjne, zgody marketingowe wymagane przez Prawo komunikacji elektronicznej i realizację praw osób.
Dane przetwarzane są w infrastrukturze chmurowej w USA. Producent udostępnia DPA, weryfikację dwuetapową, role użytkowników i ograniczanie widoczności danych. Po stronie firmy bezpieczeństwo zależy od włączenia 2FA dla wszystkich kont, ograniczenia uprawnień, usuwania dostępów byłych pracowników i regularnego eksportu kopii bazy.
Osoba techniczna z dobrym angielskim jest w stanie skonfigurować system samodzielnie, zwykle w tydzień lub dwa. Pomoc partnera skraca ten czas do kilku dni i pozwala uniknąć błędów opisanych na tej stronie: nieuwierzytelnionej domeny e-mail, źle zbudowanego pipeline'u, automatyzacji bez testów, SMS-ów, które nie dochodzą. Najwięcej zyskują firmy, w których nikt nie ma czasu uczyć się nowego systemu.
Podstawowa konfiguracja jednego sub-konta (profil, domeny, e-mail, pipeline, kalendarz, formularz, pierwsza automatyzacja) zajmuje doświadczonemu zespołowi 1-2 dni robocze. Pełne wdrożenie z importem bazy, kilkoma workflowami, integracją z reklamami Meta i szkoleniem zespołu to zwykle 2-3 tygodnie od startu do samodzielnej pracy firmy.
GoHighLevel opłaca się firmom, które chcą CRM, SMS-y, kalendarz, strony i automatyzacje w jednej stałej cenie niezależnej od liczby użytkowników. HubSpot ma bardziej rozbudowane raportowanie i marketing automation dla dużych zespołów, ale te funkcje są w wyższych pakietach rozliczanych od stanowisk. Dla większości małych i średnich firm usługowych GHL jest tańszy w pełnej konfiguracji.
Pipedrive to prostszy CRM sprzedażowy z opłatą od użytkownika, dobry dla zespołu, który potrzebuje wyłącznie pipeline'u. GoHighLevel dodaje do pipeline'u komunikację (SMS, e-mail, telefon), kalendarze, strony i rozbudowane automatyzacje w stałej cenie za konto.
Kreator stron w GHL nadaje się do landing page'y, lejków i prostych stron firmowych. Rozbudowany serwis z blogiem pozycjonowanym od lat lepiej zostawić na dotychczasowej platformie i podpiąć do GHL formularze, czat i kalendarz przez kod embed.
Tak. Formularze, kalendarze, czat i ankiety z GHL osadza się na stronie WordPress kodem embed lub wtyczką, a zgłoszenia trafiają do CRM-u. GHL oferuje też własny hosting WordPressa jako płatny dodatek, przydatny firmom, które chcą mieć stronę i CRM u jednego dostawcy.
Tak, jako płatny dodatek oparty na WhatsApp Business API. Po aktywacji wiadomości z WhatsAppa trafiają do skrzynki Conversations, a workflowy mogą wysyłać zatwierdzone szablony wiadomości. Wymaga to zweryfikowanego konta Meta Business i numeru przypisanego do WhatsAppa.
Tak. API v2 dostępne jest od planu Unlimited przez klucze prywatne tworzone w ustawieniach sub-konta oraz przez aplikacje z Marketplace. Zapier ma gotowy moduł pod nazwą LeadConnector, a Make moduł HighLevel; oba pozwalają łączyć system z polskimi narzędziami bez kodu. Workflowy obsługują też webhooki wychodzące i przychodzące.
Tak, LeadConnector na iOS i Androida. Daje dostęp do rozmów, kontaktów, kalendarza, pipeline'u, zadań i płatności, z powiadomieniami push i dzwonieniem z numeru firmowego.
Żaden plan nie limituje liczby kontaktów ani użytkowników. Limit dotyczy tylko sub-kont w planie Starter (3). Obowiązuje polityka uczciwego użycia: przy bardzo dużych bazach i masowych wysyłkach producent może wymagać wyższego planu.
Do sprzedaży pojedynczych produktów, usług i kursów tak. Sklep z dużym katalogiem, wariantami, magazynem i integracjami z kurierami potrzebuje platformy e-commerce, a GHL może obsłużyć jego marketing: mailing, SMS-y, opinie i automatyzacje po zakupie przez integrację.
Subskrypcję anuluje się w ustawieniach rozliczeń konta głównego lub przez zgłoszenie do supportu HighLevel. Opłaty są nieodwracalne, a niewykorzystane saldo portfela trzeba zgłosić do zwrotu w ciągu 30 dni od anulowania. Numery telefonów kupione w systemie są zwalniane w ciągu 14 dni, dlatego przed anulowaniem należy je przenieść. Dane konta są przechowywane jeszcze 90 dni.
Producent oferuje czat i zgłoszenia przez całą dobę, bazę wiedzy i społeczność, wszystko po angielsku. Odpowiedzi na proste pytania przychodzą w minutach, na złożone problemy techniczne w godzinach lub dniach. Partner wdrożeniowy zwykle przejmuje kontakt z supportem w imieniu klienta.
Po wysłaniu zgłoszenia przez formularz na tej stronie kontaktujemy się telefonicznie, ustalamy zakres (konfiguracja, migracja, automatyzacje, integracje z reklamami, telefonia, szkolenie) i przedstawiamy stałą wycenę. Wdrożenie realizujemy na koncie klienta, po polsku, z instrukcją stanowiskową dla zespołu i wsparciem po starcie.
Poniższe hasła to najczęstsze zapytania, z którymi czytelnicy trafiają do tego przewodnika. Każde prowadzi do części, która na nie odpowiada.
Jeśli po lekturze tej instrukcji wolą Państwo, żeby konfigurację wykonał ktoś, kto robił to wiele razy, prosimy o wysłanie zapytania. Oddzwaniamy w dniu roboczym zgłoszenia, ustalamy zakres i podajemy stałą cenę.
Pracujemy na koncie klienta, więc konfiguracja i dane pozostają jego własnością. Wynagrodzenie jest stałe i ustalone przed startem, bez prowizji od sprzedaży. Wdrożenie kończy się listą kontrolną i szkoleniem, po którym zespół pracuje samodzielnie.
Imię, nazwisko, telefon i e-mail.
Formularz się nie wyświetla? Ten sam formularz jest na górze strony.
Wysłanie formularza oznacza zapoznanie się z polityką prywatności.
Administratorem danych osobowych przekazanych przez formularze jest [nazwa podmiotu prowadzącego serwis, adres siedziby], kontakt: [adres e-mail do spraw danych osobowych].
Serwis prowadzimy jako niezależny afiliant (partner) HighLevel LLC. Nie jesteśmy HighLevel, nie działamy w jego imieniu i nie przekazujemy HighLevel danych z formularzy. Linki partnerskie prowadzą na stronę HighLevel, gdzie obowiązuje polityka prywatności tej firmy; program partnerski może tam zapisać plik cookie służący do rozliczenia prowizji.
Przetwarzamy imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail i treść zapytania w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty i podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celu kontaktu w sprawie naszych usług i dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes). Kontakt telefoniczny lub e-mailowy w celach marketingowych prowadzimy zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej, na podstawie zgody wyrażonej przy wysyłaniu zapytania.
Dane trafiają do systemu CRM, w którym obsługujemy zgłoszenia (formularz osadzony z domeny api.crazy-crm.com), oraz do dostawców hostingu i poczty działających na nasze zlecenie. Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie standardowych klauzul umownych.
Dane przechowujemy przez czas obsługi zapytania i współpracy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłoszą Państwo sprzeciw lub wycofają zgodę.
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do udzielenia odpowiedzi.
Strona nie zapisuje własnych plików cookies śledzących. Osadzone formularze mogą korzystać z plików technicznych dostawcy niezbędnych do ich działania. Jeśli włączymy narzędzia analityczne, poprosimy o zgodę w osobnym komunikacie.